A maioria das empresas que controla exames ocupacionais em planilha adota a data de realização como critério de ordenação. Trata-se do critério mais intuitivo e menos eficaz, pois apresenta em primeiro lugar justamente os colaboradores em situação regular.
Os exames e a finalidade de cada um
O PCMSO, previsto na NR-7, organiza os exames a partir de eventos e de periodicidade:
- Admissional, realizado antes do início das atividades, documenta o estado de saúde na admissão.
- Periódico, realizado em intervalos definidos conforme o risco da função, a idade do colaborador e as disposições do programa.
- De mudança de função, exigido quando há alteração na exposição a risco.
- De retorno ao trabalho, realizado após afastamento prolongado por doença ou acidente.
- Demissional, realizado na rescisão, observados os prazos da norma.
Os exames se dividem em dois grupos de naturezas distintas: os que documentam um evento determinado e os que possuem prazo de validade.
O que expira e o que não expira
Apenas o periódico possui prazo de validade, aplicando-se o mesmo raciocínio aos exames de mudança de função e de retorno enquanto servirem de referência. O admissional e o demissional não expiram, pois documentam o momento em que foram realizados.
A distinção adquire relevância prática quando se atribui validade de doze meses ao exame admissional. A partir do décimo terceiro mês, o colaborador passa a constar do painel como irregular, permanentemente, em razão de um exame que cumpriu integralmente sua finalidade. Aplicada a duzentos colaboradores, a configuração produz uma relação contínua de alertas indevidos.
A alteração do critério de ordenação
A correção é simples e altera substancialmente o resultado: ordenar pela data de vencimento, em ordem crescente. Os exames vencidos há mais tempo passam a encabeçar a relação, e aqueles com vencimento distante deixam de ocupar as primeiras posições.
A partir dessa ordenação, três faixas atendem à operação:
- Vencido, hipótese de irregularidade atual, que exige providência imediata.
- Vencimento em até trinta dias, prazo suficiente para agendamento.
- Em dia, situação que dispensa exibição.
O tratamento das renovações
Renovado o exame periódico, o anterior não deve permanecer sendo considerado. Em uma planilha na qual cada exame ocupa uma linha, o mesmo colaborador aparece duas vezes: uma pelo registro recente, em situação regular, e outra pelo registro anterior, vencido.
O critério adequado consiste em considerar apenas o exame com validade mais recente de cada colaborador. Os demais permanecem no histórico, cuja guarda é obrigatória e prolongada, sem gerar alerta.
O prazo específico do exame demissional
A NR-7 dispensa o exame demissional quando o último exame ocupacional tiver sido realizado em prazo inferior ao limite previsto para o grau de risco da empresa. Na redação histórica da norma, esse limite correspondia a cento e trinta e cinco dias para os graus de risco 1 e 2, e a noventa dias para os graus 3 e 4.
É essa informação que determina a necessidade de agendamento de exame na rescisão. Recomenda-se verificar a redação vigente da NR-7 e as disposições do PCMSO da empresa, uma vez que a norma foi revisada nos últimos anos e o programa interno pode estabelecer exigências mais rigorosas.
A distinção em relação ao eSocial
Convém distinguir duas atividades frequentemente apresentadas como equivalentes: controlar exames e transmitir eventos de SST. O painel de ASO organiza as providências internas da empresa, enquanto a transmissão ao eSocial constitui obrigação acessória, com regras e prazos próprios.
Na avaliação de qualquer ferramenta, recomenda-se questionar separadamente sobre as duas funcionalidades.
Requisitos mínimos de um controle adequado
- Cada exame registra tipo, data, resultado e validade, atribuída apenas quando aplicável.
- O painel ordena por vencimento e considera somente o exame vigente de cada colaborador.
- O histórico completo é preservado pelo prazo de guarda exigido pela norma.
- O exame consta da ficha do colaborador, e não de base paralela de acesso restrito ao SESMT.
- A permissão de consulta e a de registro são distintas, dada a natureza do resultado de exame.
O último requisito é o mais frequentemente negligenciado. O ASO constitui dado pessoal sensível, condição que não se altera pelo fato de o documento ser mantido em pasta compartilhada do setor.