Questionados sobre o desconto do vale-transporte, a maior parte dos profissionais de departamento pessoal responde que corresponde a 6% do salário. A resposta está incompleta, e a parte omitida é justamente a que altera o valor lançado na folha dos colaboradores de maior remuneração e menor custo de deslocamento.
A regra na íntegra
A Lei 7.418/1985, regulamentada pelo Decreto 95.247/1987, estabelece que o vale-transporte é custeado:
- pelo empregado, na parcela equivalente a até 6% do seu salário básico;
- pelo empregador, no valor que exceder essa parcela.
A expressão determinante é até. O percentual de 6% constitui o limite da participação do empregado, e não o valor do desconto. O desconto corresponde sempre ao menor entre dois valores: 6% do salário básico e o custo efetivo do transporte no período.
Três situações e três resultados distintos
Considere um mês com vinte e dois dias úteis e o mesmo benefício processado em três hipóteses:
- Salário de R$ 1.600 e custo de R$ 220. O percentual de 6% resulta em R$ 96. Desconta-se R$ 96, e o empregador custeia R$ 124.
- Salário de R$ 6.000 e custo de R$ 220. O percentual de 6% resultaria em R$ 360, valor superior ao próprio benefício. Desconta-se R$ 220, sem custo para o empregador.
- Salário de R$ 6.000 e custo de R$ 380. O percentual de 6% resulta em R$ 360. Desconta-se R$ 360, e o empregador custeia R$ 20.
Na segunda hipótese, a aplicação do percentual sem a comparação produziria desconto superior ao benefício concedido, hipótese em que o empregado seria onerado por transporte não recebido.
Meses parciais
O cálculo apresentado considera o mês integral e precisa ser ajustado às situações concretas: admissão no curso do mês, período de férias e afastamentos. O custo do transporte é reduzido proporcionalmente aos dias em que houve deslocamento, e o limite de 6%, aplicado sobre o salário do período, acompanha essa redução.
Trata-se de uma das causas mais frequentes de divergência na folha, decorrente da proporcionalização do benefício sem o correspondente ajuste do desconto, ou do procedimento inverso.
Aspectos que não integram o regime do vale-transporte
- Ausência de natureza salarial. O benefício não integra a remuneração para qualquer efeito, não sofre incidência de contribuição previdenciária nem de FGTS e não compõe a base de cálculo do 13º salário.
- Necessidade de requerimento. O direito depende de informação escrita do empregado quanto ao endereço e aos meios de transporte utilizados, bem como da atualização dessa informação em caso de mudança de residência.
- Inaplicabilidade a deslocamento a serviço. Essa hipótese constitui despesa do empregador, submetida a tratamento diverso.
Implicações para o cadastro de benefícios
A regra do vale-transporte apresenta característica particular: ela não corresponde a um valor, e sim a uma fórmula com limite e comparação. Um cadastro de benefícios que armazene apenas o valor mensal não é capaz de representá-la, o que transfere o ajuste para lançamento manual, colaborador a colaborador, a cada competência.
Quando a regra é mantida no próprio plano de benefício, e não na planilha de fechamento da folha, obtêm-se três resultados simultâneos: o desconto permanece correto em todas as faixas salariais, os meses parciais são calculados automaticamente e fica registrado o histórico que fundamenta cada valor, elemento exigido sempre que o lançamento é questionado.